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À quoi sert « Patients à relancer » ?
Cet onglet regroupe tous les patients qu'il est pertinent de recontacter : devis en attente, rendez-vous non reprogrammés, paiements à recouvrer… Il vous aide à ne laisser passer aucune opportunité en centralisant le potentiel de chiffre d'affaires à récupérer, en suivant vos tentatives de relance et en facilitant la prise de contact.
Accéder à l'onglet
Dans le menu de gauche, section Mon quotidien, cliquez sur Patients à relancer. En haut à droite, le menu Tous les praticiens permet de restreindre l'affichage à un praticien.
Les trois onglets
Patients : la liste des patients à recontacter (l'onglet principal, détaillé ci-dessous).
Paiements : le suivi des paiements à récupérer.
Messagerie : l'historique et le suivi des messages envoyés.
Les indicateurs clés
En haut de l'onglet Patients, quatre cartes résument l'enjeu :
Patients : le nombre de patients à relancer selon vos filtres.
Potentiel actif : le montant total de chiffre d'affaires potentiel à récupérer.
Appels effectués : le nombre d'appels de relance déjà passés et notés dans MasterDoc.
Rendez-vous pris : le nombre de rendez-vous pris par les patients.
Rechercher et filtrer
Affinez la liste pour cibler les bons patients :
Rechercher par nom de patient ou par devis.
Tous les motifs : filtrer par raison de relance (ex. devis en attente).
Potentiel : trier ou filtrer par montant potentiel.
Payeur, Dernier rdv, Prochain rdv, Dernière activité (ex. « 30 derniers jours »).
Le bouton Afficher les exclus pour retrouver les patients que vous aviez retirés des relances.
Astuce : triez par « Potentiel » décroissant pour appeler en priorité les patients au plus fort enjeu financier.
Lire le tableau des patients
Chaque ligne correspond à un patient, avec les colonnes : Patient, Motif (ex. « Devis en attente »), Potentiel, Dernier rdv, Prochain rdv, Praticien, Payeur, Tentatives (nombre de relances déjà effectuées), Rappel (date de rappel programmée) et Actions.
La fiche patient
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche détaillée à droite de l'écran. Vous y trouvez le prochain RDV, la dernière tentative, le potentiel et le détail du devis en attente. Deux actions principales sont disponibles :
Relancer le patient pour envoyer une relance (SMS / message). (pas encore disponible)
Créer un lien de paiement Stripe pour encaisser à distance en un clic.
La fiche est organisée en onglets : Actions (historique des relances), Devis, Rendez-vous (historique des RDV réalisés), Facturation et Notes.
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Noter un appel de relance
Après avoir appelé un patient, enregistrez le résultat pour garder un historique clair. Dans la fenêtre Noter un appel :
Indiquez si le patient a répondu ou s'il n'y a eu pas de réponse.
Choisissez la suite à donner : Le patient a pris rendez-vous, Rappeler le patient plus tard, Exclure le patient des campagnes de relance, ou Noter l'appel sans suite immédiate.
Ajoutez éventuellement une note libre, puis cliquez sur Enregistrer.
Chaque appel enregistré met à jour les compteurs Tentatives et Appels effectués, et alimente l'historique de la fiche patient.
Bonnes pratiques
Traitez d'abord les patients à fort Potentiel et sans tentative récente.
Programmez un rappel dès qu'un patient demande à être recontacté plus tard.
Excluez les patients qui ne souhaitent plus être relancés pour garder une liste propre et efficace.
Proposez le lien de paiement Stripe pour lever l'obstacle du paiement et accélérer l'acceptation des devis.
Questions fréquentes
Un patient relancé apparaît toujours dans la liste ? Vérifiez la suite notée lors du dernier appel ; s'il a pris rendez-vous ou a été exclu, il sortira de la liste active.
Comment est calculé le potentiel ? Le potentiel se calcule selon la ou les raisons de relance identifiées pour le patient :
Devis en attente → la valeur du devis le plus élevé (ou sa valeur unique s'il n'y a qu'un seul devis). On prend le maximum et non la somme, car ces devis sont généralement des variantes d'un même plan de traitement : un seul sera accepté.
Impayés → le solde dû.
Devis accepté non débuté → la somme de ces devis (ils correspondent à des soins engagés).
Lorsque plusieurs raisons s'appliquent à un même patient, le potentiel total est la somme des potentiels de chaque raison.
Comment ne plus voir un patient ? Utilisez l'option « Exclure le patient des campagnes de relance ». Vous pourrez le retrouver via « Afficher les exclus ».
