Enregistrer avec précision les paiements des patients dans le logiciel de gestion garantit une comptabilité claire et évite les malentendus. Cela permet de suivre les paiements en temps réel et d’identifier rapidement toute incohérence.
À savoir:
La distinction entre la date d’enregistrement dans le logiciel et la date d’encaissement réelle est essentielle :
La date d’enregistrement correspond au moment où le paiement est saisi dans le système, généralement lorsque le patient règle au cabinet.
La date d’encaissement ou l'échéance est le jour où le montant est crédité sur le compte bancaire.
Chèques tiroir
Pour les chèques tiroir, la date à laquelle vous saisissez cette donnée dans le logiciel. L'échéance est la date à laquelle vous prévoyez d'encaisser le chèque dans le futur.
La plupart des cabinets ne déposent les chèques qu'une fois par semaine. En théorie, vous devez donc indiquer une échéance (la date de dépôt) pour tous les chèques saisis lorsqu'ils ne sont pas déposés en banque le jour même. Cela permettrait un rapprochement bancaire encore plus précis!
Virement reçu
Lorsqu'un patient règle par virement, vous devez le noter dans sa fiche le jour où vous avez confirmation que la somme a été créditée sur le compte bancaire. La date ici doit correspondre à la date du virement sur le relevé bancaire.
Prélèvements
Lorsque vous mettez en place un prélèvement automatique, pensez à créer un échéancier de règlement dans la fiche du patient!
Cette rigueur facilite la gestion des flux de trésorerie, répond aux exigences fiscales, et renforce la confiance des patients en cas de litige.
Cela nous permettra également de mieux calculer votre argent tiroir!